ഫയല്‍ നീക്കങ്ങള്‍ വിരല്‍ തുമ്പില്‍ അറിയാം; രാജ്യത്താദ്യമായി വയനാട് റവന്യൂ ഓഫിസുകള്‍ ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനത്തിലേക്ക്

കല്‍പ്പറ്റ: വില്ലേജ് ഓഫിസുകള്‍ മുതല്‍ ജില്ലാ ആസ്ഥാന ഓഫിസായ കളക്‌ട്രേറ്റ് വരെയുളള റവന്യൂ ഓഫിസുകളിലെ ഫയല്‍ നീക്കം സമ്പൂര്‍ണമായി ഇ-ഓഫിസ് സംവധാനം വഴിയായി. ഈ സംവിധാനം മുഴുവന്‍ റവന്യൂ ഓഫിസുകളിലും നടപ്പാക്കിയ രാജ്യത്തെ ആദ്യത്തെ ജില്ലയായും വയനാട് മാറി. സമര്‍പ്പിക്കപ്പെട്ട അപേക്ഷകളുടെ തല്‍സ്ഥിതി വിവരങ്ങള്‍ അറിയാനും പൊതുജനങ്ങള്‍ ഇനി മുതല്‍ ഓഫിസുകള്‍ കയറിയിറങ്ങേണ്ടതില്ല. വിവരങ്ങളെല്ലാം ഒറ്റ ക്ലിക്കില്‍ ലഭ്യമാകും. 60 ലക്ഷം രൂപയോളം ചെലവിട്ടാണ് റവന്യൂ ഓഫിസുകളിലെ ഫയല്‍ നീക്കങ്ങള്‍ പൂര്‍ണമായും ഓണ്‍ലെനിലേക്ക് മാറ്റിയത്.

കളക്‌ട്രേറ്റുകളില്‍ ഡി സി സ്യുട്ട് എന്ന ലോക്കല്‍ സെര്‍വര്‍ ആശയത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തിച്ച സോഫ്റ്റ് വെയറില്‍ നിന്നും വിഭിന്നമായി പൊതുജനങ്ങള്‍ക്ക് കൂടി ഫയല്‍ നീക്കങ്ങള്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി പരിശോധിക്കാവുന്ന തലത്തില്‍ രൂപകല്‍പന ചെയ്തതാണ് ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനം. https://eoffice.kerala.gvo.in എന്ന പോര്‍ട്ടലില്‍ ഫയല്‍ നമ്പര്‍ നല്‍കിയാല്‍ പ്രസ്തുത ഫയലിന്റെ മുഴുവന്‍ നീക്കങ്ങളും അറിയാന്‍ കഴിയും. നിലവില്‍ സെക്രട്ടറിയേറ്റില്‍ ഇത്തരത്തില്‍ വിപുലമായ ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനം പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നുണ്ട്.

ഫയല്‍ ആരുടെ കൈവശമാണ് ഉളളത്, കൈവശം വെച്ച ദിവസങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങളും ലഭ്യമാകും. ഓഫിസുകളുടെ ഫയല്‍ നീക്കം വേഗത്തിലും സുതാര്യമായും നീക്കുകയാണ് ഇ- ഓഫിസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കുന്നതിലൂടെ ലക്ഷ്യമിടുന്നത്. ജീവനക്കാരുടെ കാര്യക്ഷമത വര്‍ധിപ്പിക്കാന്‍ സഹായിക്കുന്നതൊടൊപ്പം പൊതുജനങ്ങള്‍ക്ക് എവിടെയിരുന്നും ഫയല്‍ നീക്കമറിയാനും ഇതിലൂടെ സാധിക്കും. ഫയലിലെ മുഴുവന്‍ രേഖകളും ഡിജിറ്റല്‍ ആയി സൂക്ഷിക്കപ്പെടുന്നതിനാല്‍ ഫയല്‍ നഷ്ടപെടുക, മാറ്റി വെക്കുക എന്നിവയൊന്നും ഇനി എളുപ്പമല്ല.

2015ലാണ് വയനാട് ജില്ല സര്‍ക്കാര്‍ നിര്‍ദേശ പ്രകാരം ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനത്തിലേക്ക് മാറുവാനുള്ള നടപടികള്‍ തുടങ്ങിയത്. ആദ്യപടിയായി വകുപ്പിനകത്തെ ഐ.ടി പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ നിപുണരായവരെ കണ്ടെത്തി ഐ.ടി വെര്‍ച്വല്‍ കേഡര്‍ രൂപികരിച്ചു. ഇവര്‍ക്ക് ഐ ടി മിഷന്റെ സഹായത്തോടെ 10 ദിവസത്തെ പ്രത്യേക പരിശീലനം നല്‍കി. ഇ ഓഫിസ് നടപ്പിലാക്കേണ്ട ചുമതലയും ഇവര്‍ക്കായിരുന്നു. 2016 ല്‍ ഐ.ടി മിഷന്റെ സഹായത്തോടെ ടെക്‌നികല്‍ ടീമിനെ കണ്ടെത്തുകയും അതോടൊപ്പം പ്രോജക്ട് മോണിറ്ററിംഗ് യൂണിറ്റ് രൂപികരിക്കുകയും ചെയ്തു. തുടര്‍ന്ന് പരീക്ഷണാടിസ്ഥാനത്തില്‍ കളക്ടറേറ്റിലെ നിലവില്‍ ഉപയോഗിക്കുന്ന കമ്പ്യൂട്ടറുകള്‍ വഴി ഓരോ സെക്ഷനുകള്‍ വീതം (ഒരു സെക്ഷനില്‍ ഏകദേശം 810 ജീവനക്കാര്‍) ഡി സി സ്യുട്ടില്‍ നിന്നും ഇ- ഓഫിസ് സംവിധാനത്തിലേക്ക് മാറ്റി.

2017 ഓടെ കളക്ടറേറ്റ്, സബ് കളക്ടര്‍ ഓഫിസ് എന്നിവ പൂര്‍ണമായി ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനത്തിലേക്ക് മാറി. 2018ല്‍ താലൂക്ക് ഓഫിസുകള്‍, വില്ലേജ് ഓഫിസുകള്‍ എന്നിവ കൂടി ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനത്തില്‍ കൊണ്ടുവരുന്നത് ഭരണപരമായി നന്നായിരുക്കുമെന്ന ഡി ഇ ജി എസ് തീരുമാനത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഇവിടങ്ങളിലും ഇ-ഓഫിസ് നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുളള നടപടികള്‍ തുടങ്ങി. പ്രളയം നിമിത്തം പല നടപടികളുടെയും വേഗത കുറച്ചെങ്കിലും ഈ വര്‍ഷം തന്നെ മുഴുവന്‍ താലുക്ക് ഓഫിസുകളിലും ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനം നടപ്പില്‍ വരുത്തിയ രാജ്യത്തെ ആദ്യ ജില്ലയാകാനും വയനാടിന് സാധിച്ചു.

ജില്ലയിലെ 3 താലൂക്ക് ഓഫിസുകളും 49 വില്ലേജ് ഓഫിസുകളും കളക്ടറേറ്റ്, സബ് കളക്ടര്‍ ഓഫിസ് എന്നിവയുമായി ഇ-ഓഫിസ് സോഫ്റ്റ് വെയറിലുടെ ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഇന്റര്‍നെറ്റ് കണക്ടിവിറ്റി പ്രതിസന്ധി സൃഷ്ടിച്ചിരുന്ന വില്ലേജ് ഓഫിസുകളില്‍ ബി.എസ്.എന്‍.എല്‍ എഫ്.ടി.ടി.എച്ച് സൗകര്യം ഉപയോഗിച്ചാണ് കണക്ടിവിറ്റി പ്രശ്‌നം മറികടന്നത്. മുഴുവന്‍ വില്ലേജ് ഓഫിസുകളിലും അതിവേഗ ഇന്റര്‍നെറ്റും ലഭ്യമാണ്.

ജില്ലയില്‍ ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കി തുടങ്ങിയത് മുതല്‍ 1,03,932 ഫയലുകള്‍ ഇത്തരത്തില്‍ കൈകാര്യം ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. 2021ല്‍ നവംബര്‍ വരെ 25,410 ഫയലുകള്‍ ഇ-ഓഫിസ് വഴി കൈമാറ്റം ചെയ്തു. ലോക്ഡൗണ്‍ കാലയളവില്‍ ഫയലുകള്‍ കാലതാമസം കൂടാതെ തീര്‍പ്പാക്കാന്‍ വര്‍ക്ക് ഫ്രം ഹോം സൗകര്യത്തില്‍ ഇ -ഓഫിസാണ് ജീവനക്കാര്‍ക്ക് തുണയായത്. നിലവില്‍ ജില്ലയിലെ റവന്യു വകുപ്പിന്റെ കാര്യാലയങ്ങളില്‍ 550 ഓളം ആക്ടീവ് യൂസേഴ്‌സ് ഉണ്ട്. റവന്യു ഓഫിസ് കൂടാതെ, പൊതുവിതരണ വകുപ്പ്, കൃഷി, ലേബര്‍, അക്ഷയ, വ്യവസായം മുതലായ വകുപ്പുകളും ഇ-ഓഫിസ് സംവധാനത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു.

ജില്ലയില്‍ ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനം ഏറ്റവും മികച്ച രീതിയില്‍ ഉപയോഗിച്ച പാടിച്ചിറ വില്ലേജ് ഓഫിസറെയും താലൂക്ക്തലത്തില്‍ സുല്‍ത്താന്‍ ബത്തേരി, മാനന്തവാടി, കുന്നത്തിടവക വില്ലേജ് ഓഫിസറെയും ജില്ലാ കളക്ടര്‍ എ. ഗീത ആദരിച്ചു. ചടങ്ങില്‍ ഡെപ്യൂട്ടി കളക്ടര്‍ കെ.അജീഷ് , ലോ ഓഫിസര്‍ കെ.പി ഉണ്ണികൃഷ്ണന്‍, ഫിനാന്‍സ് ഓഫിസര്‍. എ.കെ ദിനേശന്‍ എന്നിവരും സന്നിഹിതരായിരുന്നു.